Kilka lat temu zadałem sobie pytanie, jakie oprogramowanie dostępne na rynku będzie odpowiednie dla małej lub średniej firmy? Być może należy opracować system autorski lub związać się z którymś ze znaczących producentów oprogramowania. Decyzja oczywiście nie była łatwa, bo rzetelność nakazuje zapoznanie się z wieloma systemami, a aby je poznać należy poświęcić temu naprawdę dużo czasu. Rok, a może więcej minął szybko - wybrałem
Comarch Optima.
Platforma i stabilność działania.
Czy nam się to podoba czy nie, to zdecydowana większość użytkowników komputerów biurowych pracuje w środowisku Microsoft Windows. Dobrym wyborem będzie zatem oprogramowanie stworzone dla tego środowiska, jeszcze lepszym jeżeli baza danych wykorzystywana przez program oraz język programowania w którym został napisany program zostaną również wykonane za pomocą narzędzi Microsoft. Ot takie wygodnictwo, po stronie serwisanta, po co w przyszłości zastanawiać się dlaczego kolejna wersja bazy danych programu nie chce działać z Windowsem lub jakaś funkcja programu jest niekompatybilna z poleceniami Windows. Moim zdaniem, wybierając oprogramowanie dla firmy nie warto bawić się w pioniera i testować na własnym biznesie nietypowe rozwiązania.
Pierwszy wyznacznik: oprogramowanie musi działać "natywnie" w środowisku Windows i musi być oparte o bazę danych Microsoft SQL Serwer.
Bogata funkcjonalność.
Minęły już czasy, kiedy użytkownik zadowolił się tym by program pozwolił mu wystawić fakturę, księgowość wprowadzić ręczny dekret, a osobie liczącej wynagrodzenia wstawić wyliczoną na karteczce kwotę w odpowiednią rubrykę. Dzisiaj program musi posiadać nieco więcej funkcjonalności niż użytkownik będzie potrzebował w aktualnej chwili, bo a nuż jutro wybiorę się do Ostrawy, dokonam tam jakiegoś zakupu, będę musiał rozliczyć fakturę w walucie, stworzyć do niej faktury wewnętrzne, ująć ją w deklaracji VAT-UE, przesłać do urzędu skarbowego jako e-Deklarację. Oczywiście mogę wyliczyć różnice kursowe na karteczce, kupić gazetę i odczytać kursy walut, mogę przejść się do urzędu skarbowego aby zabrać aktualny druk deklaracji, wypełnić ją spokojnie w biurze i odnieść do urzędu. Mogę zaprosić znajomego informatyka, który może wykona mi w ciągu kilku dni potrzebne zmiany w moim starym oprogramowaniu, potem spotkamy się jeszcze kilkukrotnie aby poprawić, to co przy okazji "się zepsuło" i może zdążymy do czasu wystawienia deklaracji, albo w końcu ją wypiszę ręcznie... Mogę ale nie muszę, bo szkoda mi na to czasu.
Drugi wyznacznik: oprogramowanie musi pozwolić na realizowanie wszystkich typowych operacji gospodarczych jakie mogą przydarzyć się w firmie teraz i w przyszłości - producent musi mi gwarantować otrzymanie wszystkich, poprawnie działających aktualizacji na czas.
Otwartość na zmiany.
Skoro już oprogramowanie ma tak bogatą funkcjonalność, to warto, by bez możliwości jej "popsucia" pozwoliło mi zrealizować moje własne "widzi-mi-się". Aby umowa o pracę była drukowana na papierze firmowym z kolorowym logo firmy, abym za pomocą Worda mógł nanieść do niej indywidualne ustalenia z pracownikiem i już na pewno nie wkładać zamówionej wcześniej kartki papieru w drukarni do drukarki, licząc, że akurat uda się trafić z marginesami. Abym mógł powiadomić pracownika przy pomocy e-maila bezpośrednio przygotowanego w programie o konieczności wykonania badań okresowych. Aby dla szefa znającego tylko język węgierski móc przygotować rachunek wyników w jego własnym języku - w końcu to on jest szefem. Aby móc sprawdzić ile zamówień i ile faktur zostało wystawionych dla kontrahentów z Opola i okolic, którymi zajmuje się handlowiec Kowalski i aby nie szukać w segregatorach umowy z określonym kontrahentem, zobaczyć jej skan w komputerze. A może spróbuję swoich sił w internecie i otworzę e-sklep... ale to akurat mieści się już w bogatej funkcjonalności programu i nie potrzebna mi do tego ta cała otwartość na zmiany...
Trzeci wyznacznik: Bez możliwości zakłócenia pracy programu, muszę mieć możliwość jego indywidualizacji: dodatkowe wydruki, analizy, własne dodatkowe informacje, które będę chciał przechować w programie.
Cena.Najlepiej żeby oprogramowanie było darmowe, no tak, ale jaka mam wtedy gwarancję, że na czas otrzymam aktualne druki PIT, że wskaźniki do ubezpieczeń ZUS będą w poprawnej wysokości i że wydruk faktury będzie spełniał oczekiwania ustawy. Do kogo będę kierował swe uwagi i roszczenia - może jakieś odszkodowanie? Może jednak lepiej kupić program w "przyzwoitej" cenie, z gwarancja aktualizacji i telefonicznym wsparciem producenta, bynajmniej nie pod numerem 0-700-xxx. A może zlecimy napisanie oprogramowania, które dokładnie spełni nasze oczekiwania... a koszty? Może jakiś student się tego podejmie i po roku lub dwóch otrzymamy program szyty "na miarę" za niewielkie pieniądze, a co gdy będziemy potrzebowali pilnej aktualizacji, może trafimy akurat na sesję i student będzie właśnie się uczył, a potem wyjedzie na staż, na wakacje, w końcu pójdzie do pracy i nie znajdzie już wolnej chwili na uzupełnianie braków w programie, który potraktował jako okazje "przyrobienia" sobie paru groszy. Może zdarzy się inaczej.
Czwarty wyznacznik: cena oprogramowania nie może odbiegać od ceny oprogramowania oferowanego na rynku, mimo, że często funkcjonalność naszego oprogramowania przewyższa możliwości oprogramowania konkurencji.Warto poświęcić trochę czasu na analizę oprogramowania znajdującego się na rynku. Należy zwrócić uwagę na aspekt zastosowanej technologii, czy technologia w której zostało wykonane oprogramowanie jest w dalszym ciągu wspierana przez autorów, czy może program sprzedaje się tylko dzięki sile marki. Czy funkcjonalność oprogramowania nie będzie dla nas przeszkodą za jakiś czas.
Lepiej wybrać rozwiązania dużych producentów, bo gwarantują one zazwyczaj lepsze wsparcie techniczne oraz aktualizację. Mamy też niepisaną gwarancję, że o ile duży producent (najlepiej krajowy - specyfika polskiego otoczenia biznesowego, nieoczekiwane zmiany prawne - zwłaszcza systemy płacowo-kadrowe) nie zbankrutuje, to oprogramowanie będzie jeszcze przez jakiś czas rozwijane
.
Posty
