Elektroniczna Faktura VAT

W przeważającej większości, przyzwyczajeni jesteśmy do wystawiania oryginału i kopii Faktury VAT w formie papierowej.

Czy jednak w myśl obowiązujących przepisów jest to jedyna dopuszczalna forma wystawiania faktur?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur dopuszcza dwie formy elektronicznego wystawiania faktur:
1 – w oparciu o bezpieczny podpis elektroniczny, np. faktura w postaci pliku PDF podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym,
2- poprzez elektroniczną wymianę danych – EDI (zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych) np. poprzez zastosowanie programu Comarch Optima Faktury + ECOD.

W obu przypadkach, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, która może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Faktury korygujące oraz duplikaty przesyła się również w formie elektronicznej.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej powinny być przechowywane na terytorium Polski lub w innym państwie Unii Europejskiej - wymagane jest wówczas pisemne poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego.

Faktury w postaci elektronicznej powinny być przechowywane w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do tych dokumentów. Format przechowywania faktur powinien być zgodny z formatem ich przesłania, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Interesująca wydaje się możliwość wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie mieszanej. Dla nabywcy wystawiany jest oryginał dokumentu w formie papierowej, a kopia faktury przechowywana jest w postaci elektronicznej przez jej wystawcę. W tej sprawie zostało wydane orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego (I FSK 1169/08 - Wyrok NSA), które stwierdza między innymi, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

Wynika z powyższego, że podatnik posiadający program fakturujący nie ma obowiązku drukowania kopii faktury, przechowywania skanu tej faktury czy innego jej obrazu elektronicznego. Wystarczające jest przechowywanie kopii instalacyjnej programu fakturującego oraz kopii bazy danych, która umożliwi odtworzenie tych faktur.